Offerte · Retail

Offerte voor backoffice uitbesteden als retailer: zo pak je het aan

Een goede offerte voor backoffice uitbesteden begint met jouw situatie, niet met een standaardpakket. Vertel kort wat je als retailer nodig hebt, dan werken we een voorstel uit.

✓ Vrijblijvend, binnen één werkdag reactie
✓ Geen opstartkosten, maandelijks opzegbaar
✓ Je ziet vooraf waar de prijs uit bestaat

Wat kost het ongeveer?

Bij ons werk je met een vaste medewerker voor een vast uurtarief. Voor backoffice uitbesteden in de retail kies je tussen twee opties.

Medewerker vanuit Suriname

Een vaste medewerker op afstand vanuit Suriname, ingewerkt op jouw organisatie. Voordelig en Nederlandstalig.

Nederlandse medewerker

Een vaste Nederlandse medewerker, handig als Nederlandse taal en cultuur voor je klanten zwaar wegen.

Rekenvoorbeeld: één medewerker voor 3 uur per dag is ongeveer 66 uur per maand. Dat kost vanaf ongeveer €825 per maand vanuit Suriname, of vanaf ongeveer €1.056 met een Nederlandse medewerker.

Het aantal uren hangt af van volume en complexiteit. Bij retailers bepalen we dat samen tijdens de kennismaking. De minimale afname is 3 uur per dag.

Wat je in de offerte terugvindt

Dit zijn de onderdelen die we in een voorstel voor backoffice uitbesteden in de retail uitwerken.

Een vast team dat de afgesproken backofficetaken uitvoert
Een vast aanspreekpunt voor vragen en bijsturing
Rapportage over aantallen, doorlooptijd en uitzonderingen
Werkinstructies per taak, zodat het resultaat telkens gelijk is

Wat bepaalt de hoogte van je offerte?

Twee organisaties in de retail kunnen heel verschillende offertes krijgen. Dit is waar dat meestal door komt.

De systemen waarin gewerkt moet worden
De nauwkeurigheid en controle die je verwacht
Het soort taken, bijvoorbeeld data-invoer, facturatie of dossieropbouw
Of de taken Nederlandstalige of anderstalige verwerking vragen

Hoe duidelijker je deze punten kunt aangeven, hoe scherper de offerte.

Zo verloopt het offertetraject

Je vertelt wat je nodig hebt

Via het formulier geef je kort aan wat je met backoffice uitbesteden wilt bereiken en hoe de situatie nu is.

We bespreken de details

In een kort gesprek lopen we volumes, kanalen en verwachtingen door.

Je ontvangt een voorstel

Je krijgt een offerte met een duidelijke omschrijving van wat er geregeld wordt en wat je ervoor betaalt.

Zo ziet backoffice uitbesteden er in de retail in de praktijk uit

Administratieve en ondersteunende taken die nu bij je eigen team blijven liggen, worden overgenomen door een vast team met duidelijke werkafspraken. In de retail gaat het daarbij vaak om voorraad, openingstijden en bestellingen.

Typisch in de retail: klantvragen die zowel via de winkel als online binnenkomen. Een offerte laat zien hoe je daar structureel mee omgaat.

Zelf doen of uitbesteden?

Intern organiseren

Administratie kost tijd van mensen die er eigenlijk voor iets anders zijn
Kennis zit bij één of twee collega’s
Piekdrukte vang je op met overwerk of tijdelijke krachten

Samenwerken met een partner

Capaciteit past zich aan op het volume dat je afspreekt
Je team houdt tijd over voor het kernwerk
Taken staan in werkinstructies en zijn overdraagbaar

Bereid je aanvraag voor in vier punten

Met deze punten bij de hand krijg je sneller een offerte die klopt.

Een lijst van de taken die je wilt overdragen
Wie bij jou het aanspreekpunt wordt
Een voorbeeld van hoe een taak nu wordt uitgevoerd
De doorlooptijd die je acceptabel vindt

Veelgestelde vragen

Dit vragen mensen vaak voor ze een offerte aanvragen

Staat je vraag er niet bij? Stel hem direct.

Wat als ik nog niet precies weet wat ik nodig heb?

Dat is heel gewoon. Tijdens de kennismaking brengen we samen in kaart wat past, zodat de offerte aansluit op je situatie.

Waar let ik op als retailer?

Kijk vooral naar voorraad, openingstijden en bestellingen. Dat bepaalt hoeveel kennis het team nodig heeft en dus ook waar de offerte uit bestaat.

Hoe zorgen jullie voor de juiste nauwkeurigheid?

Per taak leggen we werkinstructies en controlemomenten vast, zodat fouten snel zichtbaar worden.

Moet ik alle informatie in één keer aanleveren?

Nee. Voor de offerte is een korte omschrijving genoeg. Aanvullende informatie vragen we later, tijdens de inwerkperiode.

Welke taken kunnen jullie overnemen?

Denk aan data-invoer, orderadministratie, facturatie en het bijhouden van dossiers. Welke taken precies, hangt af van jouw situatie.

Kunnen we starten met één taak?

Ja, dat is een logische manier om te beginnen. Werkt het, dan breid je uit.

Specifiek voor retail

Hier houden we rekening mee voor retail en winkelketens

Elk filiaal doet het anders

Klanten krijgen per winkel een ander antwoord. Dat schaadt je merk en levert extra klachten op.

Winkelpersoneel aan de telefoon

Medewerkers op de winkelvloer worden steeds onderbroken door telefoontjes over openingstijden en voorraad.

Online en offline lopen niet gelijk

Klik en collect, ruilen in de winkel van een online aankoop: de klant verwacht dat het gewoon werkt.

Vragen die we vaak zien

“Heeft het filiaal in mijn buurt dit product op voorraad?”
“Kan ik een online bestelling in de winkel ruilen?”
“Wat zijn de openingstijden tijdens de feestdagen?”
“Mijn klantenkaart of spaarpunten werken niet, kunnen jullie helpen?”
“Kan ik een product reserveren en ophalen?”

Alles over retail en winkelketens Meer over backoffice uitbesteden