Kanaal: e-mail
E-mail klantenservice uitbesteden
Een volle inbox is een van de meest voorkomende redenen dat bedrijven bij ons aankloppen. Mail voelt minder urgent dan de telefoon, dus hij blijft liggen. Tot klanten gaan bellen of een slechte review schrijven. Wij zetten een vaste medewerker op je inbox die elke dag alles afhandelt.
< 24u
Reactietijd als standaard, meestal veel sneller
3 uur
Minimale afname per dag, prima voor een gemiddelde inbox
1 dag
Theorie plus 1 dag praktijk en je medewerker draait mee
Waarom uitbesteden
Wat het je oplevert
Een inbox die leeg blijft
Geen achterstanden meer na een drukke week. Elke dag wordt de inbox afgewerkt volgens vaste prioriteiten.
Antwoorden die kloppen
Je medewerker kent je producten en voorwaarden. Geen standaardzinnen die net niet passen bij de vraag.
Dossiers op orde
Retouren, klachten en garantiezaken worden netjes gelabeld en vastgelegd in je ticketsysteem.
Rapportage waar je iets mee kunt
Je ziet welke onderwerpen het meeste mail opleveren. Vaak de beste input om je processen te verbeteren.
Wat we doen
Taken die we overnemen
- Klantvragen over bestellingen, contracten of diensten beantwoorden
- Retouren, klachten en garantiezaken afhandelen
- Tickets labelen, prioriteren en doorzetten
- Standaardantwoorden en macro's opbouwen en bijhouden
- Opvolgen van openstaande tickets en vervolgvragen
- Wekelijkse rapportage over volume en onderwerpen
Werkwijze
Zo starten we
- 1
Intake
We kijken naar je volume per dag, de soorten vragen en hoe complex ze zijn. Daar bepalen we het aantal uren op.
- 2
Inwerken
Een kennishouder van jouw kant traint je medewerker. Eén dag theorie, één dag praktijk met monitoring.
- 3
Live en bijsturen
We starten, monitoren de kwaliteit en stemmen regelmatig af wat beter kan.
Mens en AI
E-mail met AI combineren
Bij hoge volumes combineren we e-mail met AI. Eenvoudige vragen zoals track-and-trace of openingstijden worden automatisch beantwoord of als concept klaargezet. Je medewerker controleert en richt zich op de mails waar echt aandacht voor nodig is.
Meer over AI en automatiseringPer branche
E-mail klantenservice in jouw branche
E-commerce en webshops
Retouren, garantieclaims en klachten met foto's horen hier thuis. We werken je inbox elke dag leeg.
Retail en winkelketens
Klachten en garantiezaken met aankoopbewijs, netjes geregistreerd en opgevolgd.
Logistiek en transport
Schadeclaims en onderzoeken naar zoekgeraakte zendingen, met dossieropbouw.
Bezorgdiensten
Klachten over bezorgers en verzoeken om compensatie, netjes vastgelegd.
Storingsdiensten
Bevestigingen, opvolging en vragen over facturen achteraf.
Energie en verduurzaming
Bezwaren, facturen en technische dossiers met foto's en documenten.
Vastgoed en makelaardij
Huurdersmeldingen en documenten, netjes verwerkt in je beheersysteem.
Software en SaaS
Tickets met screenshots, logs en vervolgstappen, gestructureerd in je helpdesk.
IT-dienstverleners en helpdesks
Standaardaanvragen zoals nieuwe accounts en rechten, direct als ticket aangemaakt.
Werken jullie in ons ticketsysteem?
Ja, bijvoorbeeld in Trengo, Zendesk, Freshdesk of een gedeelde inbox in Outlook of Gmail. Heb je nog niets, dan adviseren we wat past. De keuze en aanschaf blijven bij jou.
Mailen jullie vanuit ons eigen adres?
Altijd. Je klant ziet jouw bedrijfsnaam en jouw mailadres. Dat het uitbesteed is, merkt hij niet.
Hoeveel mail kan één medewerker aan?
Dat hangt af van de complexiteit. Een eenvoudige statusvraag kost een minuut, een garantiezaak met foto's soms tien. We rekenen het samen door bij de intake.
Wat kost e-mail klantenservice uitbesteden?
Je betaalt een vast uurtarief per medewerker: vanaf €12,50 vanuit Suriname of vanaf €16 voor een Nederlandse remote medewerker. Geen opstartkosten, maandelijks opzegbaar.
E-mail klantenservice uitbesteden?
Plan een vrijblijvend gesprek. We rekenen samen door hoeveel uur je nodig hebt en wat dat kost.